01
Nincs saját FM mérnök
A vállalat vagy kisebb üzemeltető cég nem tart fenn főállású létesítményvezetőt, de a feladatok már szakszerű tervezést és kontrollt igényelnek.
OFM · Távoli Facility Management háttértámogatás
Back-office FM támogatás kisebb üzemeltető cégeknek és kkv-k számára
Külső műszaki és üzemeltetési szakértői kapacitás PPM tervekhez, ajánlatkérésekhez, szolgáltatói összehasonlításokhoz, energiaadatok elemzéséhez és vezetői riportokhoz – főállású FM mérnök felvétele nélkül.
PPMéves karbantartási tervek és ütemezések
RFI/RFQajánlatkérések és műszaki összehasonlítások
Riportfogyasztási, költség- és szolgáltatói kontroll
Mikor indokolt?
Amikor a műszaki és üzemeltetési háttérfeladatok már szakértelmet igényelnek, de nincs belső kapacitás.
A back-office FM támogatás olyan helyzetekben ad gyors segítséget, amikor a napi működés mellett nincs idő karbantartási tervek, ajánlatkérések, műszaki összehasonlítások vagy riportok precíz elkészítésére.
02
Elmaradó karbantartási struktúra
A kötelező és megelőző karbantartások nem egységes rendszerben futnak, hiányzik az éves ütemezés, felelősségi rend vagy riportálás.
03
Ajánlatok szakmai kontroll nélkül
A felújítási, gépészeti vagy üzemeltetési ajánlatok nehezen összehasonlíthatók, ezért a döntés nem átlátható műszaki-pénzügyi alapokon történik.
04
Energia- és költségadatok elemzés nélkül
Az áram-, gáz- vagy vízfogyasztási adatok rendelkezésre állnak, de nem derül ki belőlük, hol jelentkezik anomália vagy optimalizálási lehetőség.
05
Szétszórt dokumentáció
Az üzemeltetési dokumentumok, jegyzőkönyvek, garanciák, karbantartási nyilvántartások és átadás-átvételi anyagok nem alkotnak rendezett rendszert.
06
Túlterhelt vezetés
A műszaki háttérfeladatok a tulajdonosnál, ügyvezetőnél vagy operatív vezetőnél landolnak, miközben ezek már külön szakmai figyelmet igényelnek.
Mit vállalok?
Back-office FM feladatok, amelyek távolról is jól előkészíthetők, rendszerezhetők és kontrollálhatók.
A cél nem a napi helyszíni üzemeltetés átvétele, hanem a szakértői háttérmunka megerősítése: tervezés, elemzés, összehasonlítás, dokumentáció és döntéstámogatás.
- ✓PPM és karbantartási tervek: éves kötelező és megelőző karbantartási ütemezések összeállítása, felülvizsgálata, Excel- vagy CAFM-kompatibilis struktúrában.
- ✓Ajánlatkérések előkészítése: műszaki tartalom, összehasonlítható kiírási logika és értékelési szempontok kialakítása felújításokhoz, cserékhez vagy szolgáltatásokhoz.
- ✓Ajánlatok műszaki-pénzügyi összehasonlítása: beérkező szolgáltatói ajánlatok strukturált értékelése, kockázatok, hiányzó tételek és döntési pontok azonosítása.
- ✓Energetikai monitoring: fogyasztási adatok áttekintése, anomáliák kiszűrése, egyszerű optimalizálási javaslatok és vezetői összefoglalók készítése.
- ✓Üzemeltetési riportok: vezetői szintű, tömör riportok készítése költségekről, feladatokról, szolgáltatói teljesítményről és nyitott kockázatokról.
- ✓Dokumentációs rend: karbantartási nyilvántartások, átadás-átvételi anyagok, szerződéses mellékletek és műszaki dokumentumok rendszerezése.
Kinek szól?
Nem mindenkinek kell saját FM osztály. De a szakmai kontroll ettől még nem maradhat el.
A szolgáltatás olyan szervezeteknek szól, ahol már van valós üzemeltetési feladat, de a belső erőforrás még kevés vagy túl drága lenne egy teljes munkaidős szakember fenntartásához.
Kisebb FM és üzemeltető cégek
Akik időszakosan mérnöki, tervezési vagy riportálási háttérkapacitást keresnek.
Ipari és szolgáltató kkv-k
Akiknél a telephely, karbantartás és szolgáltatói rendszer már kontrollt igényel.
Ingatlankezelők és kisebb portfóliók
Akik több bérlemény, telephely vagy létesítmény műszaki háttérfeladatait kezelik.
Az együttműködés menete
Rövid egyeztetés. Dokumentumátadás. Elemzés. Döntésre kész anyag.
A folyamat távolról is hatékonyan működik. A cél, hogy a megbízó gyorsan használható, átlátható és vezetői szinten értelmezhető eredményt kapjon.
01
Feladat tisztázása
Rövid egyeztetésben meghatározzuk a problémát, a szükséges mélységet, a határidőt és az elvárt kimenetet.
02
Adatok és dokumentumok átvétele
Áttekintem a rendelkezésre álló szerződéseket, ajánlatokat, fogyasztási adatokat, karbantartási listákat vagy dokumentumokat.
03
Elemzés és rendszerezés
Strukturált formába rendezem az információkat, azonosítom a hiányokat, kockázatokat és döntési pontokat.
04
Átadás és vezetői egyeztetés
Az eredmény rövid, érthető, használható formában kerül átadásra, szükség esetén szóbeli átbeszéléssel.
Mit kap a megbízó?
Nem nyers adatot, hanem döntésre előkészített műszaki és üzemeltetési anyagot.
PPM / karbantartási ütemterv
Éves, negyedéves vagy havi bontású tervezési struktúra, felelősségi és státuszlogikával.
Ajánlati összehasonlító tábla
Műszaki és pénzügyi szempontok szerint rendezett értékelés, döntési megjegyzésekkel.
Energia- és költségelemzés
Fogyasztási minták, eltérések, anomáliák és lehetséges optimalizálási pontok összefoglalása.
Vezetői összefoglaló
Tömör, döntéshozói nyelven megfogalmazott helyzetkép a legfontosabb kockázatokról és javasolt lépésekről.
Dokumentációs struktúra
Áttekinthető mappa-, nyilvántartási és státuszrendszer a létesítményüzemeltetési anyagokhoz.
Feladat- és felelősségi lista
Konkrét következő lépések, nyitott kérdések, belső vagy külső felelősök és prioritások szerint.
Szakmai háttér
Mátyus-Sipos Tibor
Az Optimum Facility and Project Management mögött több mint húszéves, multi-site vállalati környezetben szerzett vezetői tapasztalat és strukturált biztonságtechnikai mérnöki háttér áll.
- ✓20+ év vezetői és operatív tapasztalat
- ✓nemzetközi multi-site vállalati környezet
- ✓facility management, EHS és vállalati biztonsági szemlélet
- ✓szolgáltatói, tender- és karbantartási rendszerek optimalizálása
- ✓riportálható, vezetői döntésekre alkalmas működési modellek
- ✓gyakorlatias, végrehajtható megoldások kkv- és vállalati környezetben
Együttműködési keretek
Projektalapon, eseti feladatokra vagy rendszeres havi háttértámogatással.
A konstrukció igazítható a megbízó méretéhez, feladatmennyiségéhez és belső kapacitásához.
Gyors szakmai kontroll
Egy ajánlat, költségvetés, karbantartási lista vagy dokumentációs csomag célzott átnézése.
- ✓rövid határidő
- ✓konkrét eredmény
Tervezés és rendszerezés
PPM terv, ajánlatkérési csomag, energiaelemzés vagy dokumentációs rend kialakítása.
- ✓meghatározott scope
- ✓átadható döntési anyag
Rendszeres FM back-office
Előre egyeztetett órakeretben visszatérő elemzési, riportálási és műszaki előkészítési támogatás.
- ✓folyamatos kapacitás
- ✓rugalmas feladatlista
Gyakran ismételt kérdések
Az első egyeztetés előtt felmerülő kérdések.
Nem. A back-office FM támogatás alapvetően távolról is működő feladatokra épül: dokumentumok, ajánlatok, karbantartási listák, fogyasztási adatok és riportok feldolgozására. Indokolt esetben helyszíni egyeztetés vagy bejárás külön egyeztethető.
Igen. A szolgáltatás kifejezetten alkalmas kisebb FM vagy műszaki szolgáltató cégek számára, akik nem tartanak fenn főállású senior háttérkapacitást, de egy-egy feladathoz szükségük van strukturált mérnöki és üzemeltetési szemléletre.
A feladat típusától függően karbantartási listákra, szolgáltatói ajánlatokra, szerződéses adatokra, fogyasztási táblákra, számlákra, műszaki dokumentációkra vagy meglévő riportokra lehet szükség. Az első egyeztetés során pontosítjuk a szükséges anyagok körét.
A jogosultságköteles szakértői, tűzvédelmi, munkavédelmi vagy hatósági dokumentumok esetében a feladat pontos tartalmát külön kell tisztázni. Szükség esetén partner szakértő bevonásával vagy koordinációs szerepben történhet a támogatás.
A távoli háttértámogatás országosan is értelmezhető. Személyes egyeztetés vagy helyszíni jelenlét esetén az elsődleges fókusz a Budapest–Győr–Esztergom–Székesfehérvár térség.
Kapcsolat
Rövid feladatfelméréssel kezdünk.
Írja le röviden, milyen FM back-office, műszaki előkészítési vagy dokumentációs feladatban van szüksége támogatásra. 48 órán belül személyesen felveszem Önnel a kapcsolatot.
Közvetlen e-mail: info@optimumsolutions.hu